Vieraskynä: Venuu.fi / Nora Leino

Kuka olisi uskonut, että tapahtumatilan valitseminen ei aina olekaan ihan suoraviivainen juttu? Oikea tila luo tapahtumaa varten pohjan, jolla on suuri vaikutus sen onnistumiseen ja nautittavuuteen – niin järjestäjän kuin vieraidenkin osalta. 

Tapahtumatilojen tarjoaman ollessa suuri, voi oikean tilan löytäminen tuntua turhankin vaivalloiselta. Huomioon otettavia asioitakin on iso liuta – aina tilan kapasiteetista ja sijainnista mukavuuksiin ja kustannuksiin – tilan tulee täyttää kaikki tapahtumasi tarpeet! Varsinkin kun juhlakansan määrä kasvaa, vaatii kestitseminen tilalta enemmän.

Keräsimme Venuulla yhteen tärpit, joiden avulla teet tapahtumatilan valintaprosessista helpompaa ja stressittömämpää! Saavu siis tapahtumaasi luottavaisin mielin näiden vinkkien avulla »

Määrittele tapahtuman tavoite: Ennen kuin aloitat tapahtumatilan etsinnän, varmista, että sinulla on selkeä käsitys tapahtuman tavoitteista. Tähän sisältyy esimerkiksi tapahtuman tyyppi (konferenssi, workshop vai kenties railakkaat bileet?), vieraiden määrä ja toivottu ilmapiiri, jonka haluat luoda! Näiden kriteereiden selkeyttäminen auttaa sinua rajaamaan vaihtoehtoja ja tehostamaan hakuprosessia.

Tutki ja vertaa tiloja: Vertaile eri tapahtumatiloja verkossa esimerkiksi henkilömäärän tai hinnan perusteella sekä lue arvosteluja! Tee lista parhaista vaihtoehdoista ja käy niissä paikan päällä nähdäksesi, vastaavatko ne asettamia vaatimuksia ja visiota.

Harkitse sijaintia ja saavutettavuutta: Tapahtumapaikan sijainnin tulee olla vieraille kätevä ja helposti saavutettavissa, esimerkiksi julkisen liikenteen kannalta. Muista myös varmistaa, että tilan esteettömyys on tarpeen mukaan huomioitu.

Arvioi tilan kapasiteetti ja asettelu: Mieluummin hieman enemmän tilaa kuin liian napakat oltavat! Varmista, että tapahtumapaikalle mahtuu odottamasi määrä vieraita mukavasti ja että tilan asettelu, esimerkiksi pöytien ja tuolien tai esiintymislavan ja tanssilattian suhteen, sopii tapahtuman luonteeseen. 

Varmista tarvittavat mukavuudet ja palvelut: Tapahtumapaikalta kannattaa selvittää hyvissä ajoin mahdolliset lisäpalvelut, kuten pysäköinti, wifi-yhteys, pitopalvelu tai audiovisuaaliset laitteet. Jos jotain jää uupumaan, kannattaa esimerkiksi äänentoisto vuokrata muualta tapahtuman ajaksi!

Selvitä paikan joustavuus: Varmista tapahtumapaikan ehdot peruutuksiin sekä mahdollisiin lisätarpeisiin tai muutoksiin liittyen. Näihin sisältyy esimerkiksi kylttien pystyttäminen, erikoisefektien lisääminen (savukone, diskopallo, yms.) sekä tapahtumatuotantotiimin tai ulkopuolisen pitopalvelun saapumisen paikalle.

Ota tarpeen mukaan brändi huomioon: Jos aiot mainostaa brändiäsi esimerkiksi asiakastilaisuudessa, varmista, että tapahtumapaikka istuu brändinne tyyliin ja saatte tarvittaessa tuotua esimerkiksi tuotteita esiin toivomallanne tavalla.

Huomioi tiimin tai sidosryhmien palaute: Kysy tarpeen tullen tiimisi ja sidosryhmien ideoita tai toiveita ja ota heidän palautteensa huomioon ennen tilan buukkausta!

Aloita “sen oikean” paikan etsintä ja tutustu Venuun kattavaan tilatarjontaan täältä »

 Löydä Venuusta tilojen lisäksi kaikki tarvittava tapahtumaasi liittyen – aina esiintyjistä tapahtumatekniikkaan.