Hybriditapahtumalla tarkoitetaan tapahtumaa, joka on yhtäaikaisesti sekä livenä että verkossa. 

Tein eilen illalla tarjouksen asiakkaalle hybriditapahtuman juonnosta ja siinä samalla mietin, että hybriditapahtumat ovat nyt selvästi kuuminta hottia. Tällä hetkellä suurin syy hybiridi tapahtumien suosioon on varmasti varautuminen ison K: n kakkosaaltoon. Mikäli tapahtumaa ei voikkaan järjestää livenä niin saadaan se toteutettua verkossa. Toisaalta syy hybridi tapahtumien suosioon on laajemman kohderyhmän palveleminen. Striimin kautta osallistujien ei tarvitse matkustaa paikan päälle niin tapahtumaa voidaan markkinoida minne päin maailmaa tahansa. Lippuja voidaan myydä myös enemmän, kun kaikkien ei tarvitse mahtua livepaikkaan.

Kunnollisen tapahtumakokemuksen järjestäminen paikan päällä olevalle yleisölle sekä etäosallistujille ei ole kuitenkaan mitenkään helppoa. Hybriditapahtuman suunnittelu vaatii järjestäjältä sekä esiintyjiltä huomattavasti enemmän kuin paikan päällä toteutettu kokonaisuus. Jo suunnitteluvaiheessa täytyy pohtia, miten etäyleisö saadaan koukutettua ja pidettyä mukana alusta loppuun saakka. Tapahtumakokemus ei välity etäyleisölle, jos se on huomioitu ainoastaan tuomalla tapahtumatilan nurkkaan kamera. Vähän karrikoitu esimerkki, mutta hybriditapahtumassa etäyleisö jää usein ”ulkopuoliseksi” seuraajaksi. 

Hybriditapahtumaa järjestettäessä tulisi huomioida koko ajan kaksi yleisöä ja se tekee hommasta haasteellista. Kenelle esiintyjät puhuvat? Kameran linssin kautta etäyleisölle vai liveyleisölle paikan päällä? Helposti esiintyjät, kouluttajat ja juontaja huomioivat pelkästään liveyleisön, koska se on siinä – noh paikalla. Kuitenkin myös etäyleisö pitäisi huomioida katseella eli tuijottamalla kameran linssiin. Jos kuitenkin tuijottelee liikaa kameran linssiin niin paikalla oleva yleisö jää paitsioon. 

Mietitään hetki TV-ohjelmien kuvauksia. Mikäli olet ollut joskus jonkun ohjelman kuvauksissa niin tiedät, että vaikka kuvauksissa olisi paikalla pieni liveyleisö niin esiintyjät ja tapahtuman host keskittyvät kameroihin ja kotiyleisöön. Miksi? Koska kotiyleisö on laajempi ja sillehän sitä telkkaria oikeasti tehdään. Studioyleisö on enemmän rekvisiitta. Saatat miettiä, että kyllähän sellaisetkin TV-ohjelmat koukuttavat, missä ei suoraan puhuta kotiyleisölle ja olet ihan oikeassa. Vain Elämää – konseptissa artistit istuvat pöydän ympärillä keskustelemassa ja kotisohvilla jengi itkee. Vain Elämää ei kuitenkaan ole suoralähetys. Se leikataan ja editoidaan, lisätään musiikkia ja kirjoitetaan draaman kaari niin, että katsojien mielenkiinto pysyy yllä. Itseasiassa Vain Elämää – ohjelmassa on paljon kohtauksia, jossa tuijotetaan suoraan linssin läpi yleisöön. Livetapahtumassa ei ole mahdollista leikata tylsiä kohtia pois tai kuvata uusiksi. 

Hybriditapahtuman kahden yleisön tasa-arvoisuus tekee homman haastavaksi, mutta ei kuitenkaan mahdottomaksi. Katson itse yllättävän vähän telkkaria, mutta yritin miettiä ohjelmaa, missä yleisö olisi otettu huomioon ja mieleeni tuli ensimmäisenä Ylen Suomi LOVE -ohjelma. Siinä yleisö on otettu osaksi konseptia. Yleisössä ovat ne ihmiset, jotka ovat videoin myös mukana ohjelmassa. Suomi LOVE:n kaavasta voisi ottaa jotain koppia myös näihin hybriditapahtumiin. Millä keinoin etäyleisön voisi tuoda paikan päälle livetapahtumaan tai voisiko tapahtumaa juontaa osittain myös yleisön suunnasta, jolloin olisi luontaista tuijotella pelkästään kameraa. Mahdollisuuksia on yllättävän monta, kun päästää mielikuvituksen laukkaamaan.

Tärkeintä on kuitenkin muistaa seuraavat speksit hybriditapahtumaa järjestettäessä:

– Muista suunnittelun alusta saakka, että sinulla on kaksi yleisöä. Suosittelen tapahtumatuottajien käyttöä, jos omaan tonttiisi ei kuulu tapahtumien järjestäminen.

• Käy puhujien ja esiintyjien kanssa läpi, miten he aikoivat huomioida molemmat yleisöt ja ideoikaa yhdessä erilaisia toteutus malleja.
• Varaa juontamisen ammattilainen hyvissä ajoin ja hyödynnä juontajan ideat tapahtumatoteutukseen. (Juontajasta saat yhdet asiantuntija-aivot lisää jo ideointi vaiheeseen).
• Tekniikan täytyy pelata ja tähänkin suosittelen ammattilaisen käyttöä, mikäli verkkotapahtuman tuottaminen ei ole sinulla hallussa.

Juontamisen ammatilaiset kannattaa tietenkin tilata meiltä, mutta me annetaan mielellään suosituksia myös tapahtumatuottajista, joilla on verkkototeutukset hallussa. Kysy rohkeasti! 

Terveisin, Tuuli-Elina