Gaalatilaisuuden, kuten esimerkiksi vuosigaalan, järjestäminen on monivaiheinen prosessi, joka voi tuottaa harmaita hiuksia. Näiden askelmerkkien avulla pääset alkuun ja varmistat, että olet huomioinut kaikki onnistumisen kannalta olennaiset asiat!
1. Tavoite
Määrittele gaalan tarkoitus: Onko kyseessä palkintojenjakotilaisuus, yrityksen tai yhteisön vuoden huippuhetken juhlistaminen vai muu erityinen tilaisuus? Valitse myös gaalalle teema ja suunnittele erottuva, mieleen jäävä visuaalinen ilme, jossa heijastuu tapahtuman luonne ja tunnelma.
2. Budjetti
Laadi tarkka budjetti, joka kattaa kaikki kulut, kuten paikka, tarjoilut, ohjelma, tilaisuuden tuotanto, palkinnot, koristeet ja mahdollisen viihteen. Budjettiin kannattaa jättää myös varaa mahdollisiin yllätyksiin.
3. Paikka ja ajankohta
Valitse paikka, johon mahtuu odotettu vierasmäärä, ja joka on vieraiden kannalta helposti saavutettavissa. Valitse päivä, joka ei ole päällekkäinen muiden sellaisten suurten tapahtumien kanssa, joihin yleisösi on oletettavasti osallistumassa.
4. Vieraat ja kutsut
Laadi vieraslista ja lähetä kutsut hyvissä ajoin. Anna gaalan visuaalisen ilmeen näkyä kutsussa ja tuo selkeästi esiin, mikä on gaalan tarkoitus. Muista myös ilmaista, koska odotat vastausta kutsuun ja kysy ilmoittautumisen yhteydessä erityisruokavaliot.
5. Ohjelma ja viihde
Suunnittele gaalan aikataulu ja ohjelma. Hyvä gaalaohjelma voi sisältää perinteisen palkintojen jaon ja puheiden lisäksi myös musiikkiesityksiä, mentalismia tai vaikka standup-komiikkaa.
Muista myös varata juontaja hyvissä ajoin! Juontaja pitää ohjelman kasassa ja vastaa tapahtuman tunnelman ylläpitämisestä.
6. Ruoka ja juoma
Ruokatarjoilu on keskeinen osa gaalaa. Mieti, tarjoatko buffetin vai istuvan illallisen. Juomatarjoilun osalta kannattaa valita hyvä tasapaino alkoholittomien ja alkoholijuomien välillä.
7. Tekniikka ja valaistus
Mikään ei laske tunnelmaa yhtä tehokkaasti kuin toimimaton tekniikka. Panosta tapahtuman tekniseen puoleen: äänenlaatu, valaistus ja lavasteet ovat olennainen osa tunnelman luomista. Testaa kaikki laitteet etukäteen, jotta tekniset ongelmat eivät vie huomiota itse tilaisuudelta.
8. Palkinnot ja muistamiset
Jos gaalassa jaetaan palkintoja, varmista, että palkinnot ovat merkityksellisiä ja hyvin valmisteltuja. Pidä huolta, että palkitut saavat riittävästi huomiota ja kiitosta. Palkintojen jaon yhteydessä kannattaa hyödyntää musiikkia luomaan tunnelmaa ja täyttämään hiljaiset hetket.
9. Markkinointi ja viestintä
Hyvä markkinointi ja viestintä tuovat lisää näkyvyyttä gaalalle. Voit käyttää sosiaalista mediaa, uutiskirjeitä tai lehdistötiedotteita. Panosta myös sisäiseen viestintään gaalan järjestäjäporukan kesken.
10. Jälkihoito
Kiitä osallistujia ja yhteistyökumppaneita tapahtuman jälkeen, esimerkiksi kiitosviesteillä tai somejulkaisuilla.
Kerää myös palautetta gaalasta, jotta voit parantaa tulevia tapahtumia!
Hyvin suunniteltu ja toteutettu vuosigaala on upea tilaisuus, jolla jäät mieleen pitkäksi aikaa!
Muistathan, että kaikkea ei tarvitse tehdä yksin! Jätä yhteydenottopyyntö niin autamme sinua onnistumaan.
Lähdetäänkö tekemään tapahtumastasi elämys?
Jätä puhelinnumerosi tähän, niin olemme sinuun yhteydessä!
