Tapahtumatekniikka

Maikki Median Tuuli-Elinalla ja Soma Eventsin Sini Toivosella oli tapahtumapodissa haastateltavana asiantuntijavieraana Joonatan niemi (CEO & Head of Productions, Scene Arts Oy).

Koska valita tapahtumaan tekniikka?

Onko brändisi tapahtumassa esillä?

• Yrityksen tai konsernin sisäiset tilaisuudet monesti ovat rennompia ja kestävät paremmin ns. kotikutoisuutta. Tässäkin tapauksessa kannattaa pitää mielessä minkälaisen kuvan henkilökunnalle välität.
• Jos paikalla on asiakkaita tai sidosryhmiä on erittäin suositeltavaa antaa vastuu teknisestä toteutuksesta ulkopuoliselle. Näin voit myös itse keskittyä paremmin omaan ydinosaamiseesi.

Milloin on erityisen suositeltavaa tilata tekninen toteutus?

• Jos tapahtumassa on presentaatioita, kuvaa tai videota on näiden käytännön toteutus hyvä miettiä tarkkaan etukäteen. Jos aikataulutus on tiukka ja sinulla on selkeä kuva miltä haluaisit tapahtuman näyttävän on sitä suositeltavaa tukea riittävällä teknisellä selkärangalla, jotta visiosi välittyy. Erityisesti, jos puhutaan ns. hybriditapahtumista jotka kuvataan, näytetään verkossa tai tallennetaan on teknisen osaamisen oltava riittävällä tasolla. Jo pelkästään presentaatiossa esitettävä video voi vaatia rinnakkaisen teknisen toteutuksen aina mikityksestä äänen ja kuvan miksaamiseen sekä live- että stream-alustalle.

Joonatan antaa tekniikan tärkeydestä loistavan esimerkin. Kuvittele paperin keskelle pieni ympyrä. Se edustaa sinua ja ammatillista osaamistasi, joka on täysi 10/10. Tämän ulkopuolelle piirretään isompi ympyrä joka on viestintätaitosi. Mikäli viestintäsi on 8/10 näkee ulkopuolinen ammatillisen osaamisesi 8:na. Tämän ulkopuolelle voidaan piirtää uusi ympyrä, joka on tapahtuman tekninen toteutus. Jos se on arvosanaltaan 5/10 niin ammatillinen osaamisesi sekä viestintätaitosi näyttäytyvät myös ulospäin 5/10:nä huolimatta siitä mikä osaamisesi oikeasti on.

Mikäli kuitenkin päätät järjestää tilaisuuden itsenäisesti muista seuraavia seikkoja:

• Äänentoiston tarve. Kuinka monta mikrofonia tarvitset? Osa puhujista haluaa mielummin headset-mikrofonin vapauttaen puhujan kädet. Muista, että sen siirtäminen puhujalta toiselle vie aikaa. Missä presentaatiot näytetään ja miten kuva saadaan haluttuun paikkaan. Kysy puhujalta ajoissa esityksen sisältö ja hallitse tarkkaan mitä materiaalia voidaan käyttää. Pyri välttämään erillisiä kannettavia tallentimia kuten puhelimia, tietokoneita, muistitikkuja. Kaikki laitteet eivät tunnista muiden laitteiden tallennusformaatteja, näytteenottotaajuuksia tai muita teknisiä ominaisuuksia.
• Testaa laitteiden toimivuus etukäteen. Pidä kenraaliharjoitus mikäli mahdollista. Niissä ilmenee AINA jotain mitä et ole osannut miettiä.
• Valaistus on iso osa tapahtumaa. Erityisesti lavan valaistus. Myös musiikki ohjaa tehokkaasti ihmisen kokemusta.

Striimattavat tapahtumat sekä hybriditapahtumat

Ota AINA tekninen toteutus ulkopuoliselta toimijalta. Poikkeuksena Teams palaverit tms. joskin niissäkin ammattilainen voi selkeyttää ja luoda lisäarvoa valinnoilla, joita et osaa edes vaatia. Monimuotototeutukset ovat äärimmäisen herkkiä muutoksille. Jos livetapahtuma striimataan myös etäkatsojille ei spontaaneja muutoksia tai edes saman päivän aikaisia ideoita pystytä toteuttamaan liian lyhyellä aikataululla, koska eri esitysalustoihin tarvittava laitteisto on niin erilaista. Ole tarkkana siitä onko toteutus todella striimaus vai hybridi. Jo neuvotteluhuone, jossa usean ihmisen keskustelu striimataan huoneen ulkopuolelle on hybriditoteutus.