Milloin aloittaa tapahtuman suunnittelu ja miten asettaa oikeat tavoitteet? | Tapahtumapodi jakso 7

Oikea aloitus, selkeät tavoitteet ja mitattavuus – näin rakennat onnistuneen tapahtuman

Hostit: Sini Toivonen & Tuuli-Elina Andersén
Vierailija: Mervi Karvo

Tässä referaatissa kiteytetään Tapahtumapodin jakson #7 pääkohdat: milloin tapahtumasuunnittelu kannattaa aloittaa, miten asettaa tavoitteet, jotka todella ohjaavat tekemistä, ja miten varmistaa mitattavuus ja vaikutus.

---

Pääkohdat

1) Milloin aloittaa tapahtuman suunnittelu?

• Aikainen käynnistys säästää rahaa ja hermoja: varaa avainpuhujat, tila ja tekniikka ajoissa; saat paremmat vaihtoehdot ja hinnat.
• Työvaiheiden porrastus: konsepti → budjetti → kanavavalinnat → ohjelma → tuotanto → jälkihoito.
• Sidosryhmien mukaanotto alussa: myynti, markkinointi, asiakastiimit ja kumppanit sitoutuvat, kun he ovat mukana määrittelyssä.
• Riskien hallinta: aikainen aloitus mahdollistaa varasuunnitelmat (esiintyjät, tekniikka, kapasiteetti, luvat).

2) Tavoitteet, jotka ohjaavat koko prosessia

• Yksi päämäärä, vähän alitavoitteita: valitse selkeä päätavoite (esim. liidit, brändi, asiakasuskollisuus) ja korkeintaan 2–3 alitavoitetta.
• SMART-periaate käytäntöön: spesifi, mitattava, saavutettava, relevantti, ajallinen.
• Kohderyhmä ensin: määritä kenelle tapahtuma on ja mikä arvo heille syntyy nyt.
• Tavoitteen ja ohjelman linja: jokaisella ohjelmaosiolla on rooli tavoitteen toteutuksessa (avaus → herättely, case → todistus, workshop → aktivointi).

3) Mittarit ja data

• Ennakkomittarit: ilmoittautumiset, kohderyhmäsovitus, kampanjapeitot, konversiot.
• Tapahtumapäivän mittarit: saapumis-% (show rate), sessiokohtainen osallistuminen, kysymys- ja keskusteluaktiivisuus, verkostoitumiset.
• Jälkimittarit: palautteet (NPS/CSAT), liidien laatu, kaupat/kohtaamiset, sisällön jälkikäyttö (tallenteet, blogit), toisen asteen sitoutuminen (demo-/tapaamispyynnöt).
• Laadullinen palaute talteen: avoimet vastaukset, myynnin huomiot ja puhujien havainnot täydentävät numeroita.

4) Ohjelmarunko tavoitelähtöisesti

1. Avaus (5–10 min): lupaus & tavoite, miksi olemme täällä.
2. Herättely (10–20 min): keynote tai case, joka ankkuroi teeman.
3. Syventäminen (20–40 min): paneeli/fireside, jossa kohderyhmän kysymykset esiin.
4. Aktivointi (20–40 min): workshop/pienryhmät, selkeä tuotos (opit, päätökset, seuraavat askeleet).
5. Päätös (5–10 min): yhteenveto & CTA (mitä teemme huomenna?).
6. Jälkihoito (24–72 h): materiaalit, tallenne, kiitosviesti, jatkotoimet (tapaamiset/demo).

5) Yleisimmät sudenkuopat

• Tavoite epämääräinen: “hyvä tapahtuma” ei riitä – määrittele liiketoimintahyöty.
• Ohjelma irrallaan tavoitteista: karsi osuudet, joilla ei ole selkeää roolia.
• Myöhäinen startti: kompensoit kiireellä ja kustannuksilla.
• Mittarointi unohtuu: määritä mittarit ennen kampanjoita ja ohjeista data kerättäväksi.

---

Kuuntele koko jakso

• YouTube
• Spotify

Tapahtumapodi tarjoaa käytännön oppeja ja inspiraatiota tapahtumien tekijöille ja tilaajille. Hosteina Tuuli-Elina Andersén (Maikki Media) ja Sini Toivonen (Soma Events).

Kiinnostaako tavoitelähtöinen tapahtumakonsepti?

Ota yhteyttä!