Tapahtumatila on paljon enemmän kuin pelkkä paikka, jossa ihmiset kokoontuvat. Se on osa tapahtuman tarinaa, tunnelman luoja ja tärkeä viestijä tapahtuman järjestäjästä ja hänen arvoistaan.

Viidennessä podcastjaksossa Sini ja Tuuli-Elina keskustelevat siitä, mistä lähteä liikkeelle tapahtumatilan valinnassa ja mitä kaikkea on hyvä ottaa huomioon matkan varrella.

Asiantuntijavieraana jaksossa kuullaan tapahtuma-alan konkaria, Tanja Järvensivua Talo Events Oy:stä. Talo Events Oy ja Tampere-talo-konserni ovat myös jakson kaupallisia yhteistyökumppaneita.

Tapahtumatila – enemmän kuin neljä seinää

Tapahtumatilan valintaan liittyy yllättävän paljon kysymyksiä – eikä vähiten sijainnista:

• Mikä kaupunki palvelee kohderyhmääsi parhaiten?
• Haetaanko vaihtelua vai rakennetaanko pitkäjänteistä paikallista brändiä?
• Onko tila helposti saavutettavissa eri liikennevälineillä?
• Palveleeko tila tapahtuman muotoa – esimerkiksi seminaaria, juhlaillallista tai hybridiä tapahtumaa?

Tampere mainitaan jaksossa tapahtumakaupunkina, jossa ymmärretään tapahtumien monimuotoisuus ja tehdään aktiivista yhteistyötä alueellisten toimijoiden kanssa. Esimerkiksi Tampere-talo-konserni tarjoaa monipuolisia tiloja kulttuurin ja tapahtumien tarpeisiin valtakunnallisesti.

Mitä huomioida tilaa varatessa?

Liiketoimintajohtaja Tanja Järvensivun mukaan tärkeintä on tunnistaa omat tarpeet ja tapahtuman olennaisimmat elementit:

• Mitkä tilan ominaisuudet ovat tapahtuman onnistumisen kannalta välttämättömiä?
• Mitä sisältyy tilavuokraan, ja mitä tulee lisämaksuna?
• Tarvitaanko laitteistoa, kalusteita, somisteita, henkilöstöä tai siivouspalveluita?
• Onko tapahtuma hybridi, ja mikä on tekninen tarve?
• Miten tila muuntautuu eri tarpeisiin ja aikatauluihin (esim. kasaus ja purku)?
• Entä turvallisuus, liikenteen hallinta ja viranomaisluvat?

Kannattaa ottaa tuotantotiimi tai tapahtuman tuottaja mukaan jo tilan valintavaiheessa. Halvalta vaikuttava tila voi lopulta tulla kalliiksi, jos tärkeät palvelut eivät sisälly hintaan.

Tilavalinta vaikuttaa brändiin ja imagoon

Oikein valittu tapahtumatila heijastelee järjestäjän arvoja ja vaikuttaa suoraan tapahtumakokemukseen:

• Viestiikö tila perinteikkyyttä, moderniutta vai laatua?
• Onko tila mieleenpainuva kohderyhmällesi?
• Tukeeko valittu tila kestävän kehityksen ja vastuullisuuden periaatteita?
• Onko tila esteetön ja tasa-arvoinen kaikille osallistujille?
• Hyödynnetäänkö paikallisuutta, kuten lähiruokaa tai vastuullista logistiikkaa?

Tilavalinta voi siis olla kannanotto – ja oikein valittuna se tukee yrityksen strategiaa ja luo tapahtumalle arvoa pitkällä aikavälillä.