Monet luulevat, että tapahtuman tunnelma on jotain mikä syntyy ihmisistä ja sisällöstä – itsestään. Todellisuudessa tapahtuman järjestäjä lähtee rakentamaan toivottua tunnelmaa heti ensiaskeleista eli markkinoinnista lähtien ja luo suunnitellusti ne puitteet, jotka lopulta mahdollistavat tarkoituksenmukaisen tunnelman syntymisen, kuin itsestään.
Jos haluat oppia lisää tunnelman systemaattisesta rakentamisesta, niin jatka lukemista. Tähän tekstiin on koottu nostoja uuden Tapahtumapodin – ensimmäisestä jaksosta, joka käsitteli tapahtuman tunnelmaa. Mikäli haluat opit audiona niin klikkaa itsesi jakson pariin Tapahtumapodin YouTube – tai Spotify -kanavalle
Konfettitykkejä hautajaisissa
Mieti hyvissä ajoin minkä henkinen tilaisuus tukee tavoitteitasi. Tukeeko rauhallinen ja hillitty tunnelma parhaiten viestisi läpimenoa vai lähdetkö kohti tavoitteita festaritunnelman kautta, kuten Tapahtumapodin ensimmäinen vieras Markus Koskinen, Business Festivaaleilta.
Markus halusi luoda yritystapahtuman, joka pyrkii irti perinteisten seminaarien vakavuudesta. Tapahtuma, jossa olisi jokaiselle jotain toimialasta riippumatta ja jossa kävijä voisi joustavasti rakentaa ohjelmasta haluamansa kokonaisuuden. Festareihin assosioidaan vapaa-aika, rentous ja viihtyminen, joten se oli luonteva valinta tunnelman johtotähdeksi. Lisäksi festarikansa on tottunut navigoimaan eri ohjelmalavojen ja musiikkigenrejen välillä rakentaakseen juuri itselleen täydellisen konserttikokonaisuuden. Myös tämä usean ohjelmalavan käytäntö on siirretty Business Festivaaleille.
”Haluttiin jo ennakkomarkkinoinnissa luoda festivaalitunnelmaa.”
-Markus Koskinen, Business Festival
Tunnelman luominen lähtee jo kutsusta ja ennakkomarkkinoinnista. On kaikkien etu, kun johdattelet vieraasi selkeästi haluamaasi fiilikseen jo kutsussa. Onko siinä värejä? Glitteriä? Minkälaista kieltä kirjoitat? Kaikki vievät osallistujaa kohti sitä tunnetta mitä yrität rakentaa. Toki tapahtuman pitää pystyä myös lunastamaan ne.
Tapahtumapaikan täytyy myös mahdollistaa tapahtumakonseptin toteutus. Jos halutaan monta ohjelmalavaa kuten Markus, tarvitaan luonnollisesti myös tapahtumapaikka, jossa on useita eri tiloja ja niiden välillä liikkuminen helppoa. Parhaimmillaan tapahtumapaikan ilme tukee myös suoraan halutun tunnelman syntyä. ”Podcastin visuaalista ilmettä rakennettaessa päätettiin promokuvat ottaa Meja Designin Luxury Pink Suitessa, koska miljöö tuki valmiiksi haluamaamme ilmettä”, kertoo Sini.
Mikäli sinun tapahtumassa on yhteistyökumppaneita muista käydä heidän kanssa läpi minkälaista tunnelmaa tapahtumassa tavoitellaan. Yhtenäinen visuaalinen ilme on iso osa tapahtumaa ja teemaa tukeva sisältö yrityksen ständillä auttaa koko tapahtumaa.
Tärkeää on luoda oikea tunnelma myös henkilökunnalle, joka ottaa vastaan mahdolliset esiintyjät ja puhujat. He nimittäin välittävät sen tunnelman hetken kuluttua vieraillesi. Monesti tehokkaimmat keinot ovatkin ilmaisia. Älä siis unohda perehdyttää henkilökuntaa hyvin ja huomioi aina esiintyjää. On iso ero tulla paikalle, jos joku on ottamassa vastaan ja näyttää tilan missä voi valmistautua. Vielä jos sieltä löytyy vettä, kahvia ja ehkä pientä naposteltavaa on esiintyjä jo valmiiksi puolellasi, kun hän nousee lavalle.
”Urheilutapahtumassa kliimaksin yleisölle tarjoaa urheilija. Yritystapahtumassa se on usein juontaja.”
-Arttu Seppälä, Stadiontirehtööri
Tärkeää on myös valita oikeat ihmiset lavalle niin puhumaan kuin juontamaan. Podcastin toinen vieras on Arttu Seppälä, joka toimii mm. Oma SP Stadionin juontajana SJK:n otteluissa, Seinäjoella. Jaksossa Seppälä kertoo, kuinka yhdistää elementtejä urheilutapahtumista muihin tilaisuuksiin missä toimii juontajana.
Pidä siis silmät auki ja uskalla rohkeasti tuoda tapahtumaasi palasia aina lastenjuhlista jalkapallo-otteluun, jos se vain tukee tunnelmaa!
Kuten sanottua, tärkeimmät asiat ovat usein ilmaisia. Heti hymyilystä lähtien. Miten sanoitat tapahtuman? Miten briiffaat osallistujat? Äläkä unohda sulkea ympyrää – Muista jälkeenpäin vieraitasi ja vahvista kokemusta kiitosviestillä, valokuvilla tai aftermoviella. Taltioimalla tunnelman videolle tai valokuviin voit hyödyntää niitä tulevaisuudessa uuden tapahtuman markkinoinnissa.
Sanotaan yhdessä tylsille tapahtumille EI!
*Tapahtumapodi on ensimmäinen tapahtuma-alan podcast-sarja, joka tarjoaa oppeja, tietoutta ja inspiraatiota tapahtuma-asiantuntijoille tai sellaiseksi haluaville, joiden työtehtäviin kuuluu tapahtumien järjestäminen tai tilaaminen. Tapahtumapodin hosteina toimii tapahtuma-alan yrittäjät Tuuli-Elina Andersén (Maikki Media) ja Sini Toivonen (Soma Events).
Lähdetäänkö tekemään tapahtumastasi elämys?
Jätä puhelinnumerosi tähän, niin olemme sinuun yhteydessä!
