Tapahtumaviestintä alusta loppuun – kakkoskauden avaus | Tapahtumapodi
Viestintästrategia, kanavat, kohdennus ja käytännön pelikirja tapahtumalle
Hostit: Sini Toivonen & Tuuli-Elina Andersén
Vierailija: Vilma Autio (Eventilla)
Kakkoskauden avausjaksossa puretaan, miten rakennat toimivan tapahtumaviestinnän ennen tapahtumaa, tapahtumapäivänä ja tapahtuman jälkeen. Mukana konkreettiset minimivaatimukset, kanavavalinnat, segmentointi, kriisiviestintävinkit sekä tuotannon sisäiset käytännöt.
Pääkohdat
1) Viestintästrategia jokaiselle tapahtumalle
- Pelikirja talteen: määritä tone of voice, kohderyhmät, päätavoitteet ja pääkanavat. Päivitä tarvittaessa – suunnitelma elää.
- Minimivaatimus: “Mitä – missä – milloin” näkyvästi ja helposti löydettävänä (mm. osoite, ovet aukeaa vs. ohjelma alkaa).
- Aikataulu: määritä mitä viestitään ja milloin (ennakko → muistutukset → tapahtumapäivä → jälkihoito).
2) Ennakko & kohdennus
- Kohderyhmäkohtainen sisältö: puhujat, kävijät, kumppanit ja tuotanto saavat olennaisen – älä lähetä parkkiohjeita etäosallistujille.
- Välineet kuntoon: ilmoittautumisjärjestelmä, mahdollinen matchmaking/app, kalenterikutsu, laskeutumissivu.
- Fiiliksen rakentaminen: esiintyjän videotervehdys, kulissikuvat, aftermovie-klipit.
3) Kanavat – löydettävä tieto & jatkuva läsnäolo
- Landing page = “Raamattu”: kaikki oleellinen yhdelle sivulle (saapuminen, pukeutumiskoodi, aikataulut, kartat).
- Some: tiputtele tietoa sarjana (ohjelma, ohjeet, käytännön knoppitieto) – pidä huomio yllä.
- Sähköposti & automaatiot: ajasta muistutukset ja ohjeet eri rooleille; hyödynnä uudelleenkäytettäviä pohjia.
4) Tapahtumapäivänä
- Tuotannon sisäviestintä: WhatsApp/ryhmäkanava nopeisiin tilannepäivityksiin, puhelin kriittisiin asioihin.
- Yleisölle selkeys: live-muutokset, jonot ja tilapäiset ohjeet kanavassa, jonka osallistuja huomaa (app, sms, some, screenit).
5) Kriisi & poikkeamat
- Ota ohjat: ole ensimmäinen lähde somessa; kerro tilanne, seuraavat askeleet ja milloin lisätietoa tulee.
- Sanoita rajaukset: ohjaa reklamaatiot ja käsittelyajat selkeästi (esim. “palataan alkuviikosta”).
6) Jälkihoito 24–72 h
- Kiitos & palaute: kiitosviesti, palautekysely ja materiaalit (diat, tallenne, kuvakooste).
- Seuraava askel: CTA (tapaamisvaraus, demo, liput seuraavaan), markkinointiluvan varmistus ja tietojen asianmukainen säilytys.
Sitaatit jaksosta
“Jokaiselle tapahtumalle pitäisi tehdä oma viestintästrategia.”
— Tuuli-Elina Andersén
“Haastavinta tapahtumaviestinnässä on se, että pitää viestiä niin monelle eri sidosryhmälle.”
— Sini Toivonen
“Minulle nettisivu on se Raamattu – kun haluan tiedoja, haen sen aina sieltä.”
— Tuuli-Elina Andersén
“Ihan minimivaatimushan on se, että kerrotaan perinteinen: Mitä? Missä? Milloin?”
— Vilma Autio, Eventilla
“Viestintäsuunnitelma pitää tehdä ajoissa – rakennetaan se kaari ennen julkaisua.”
— Vilma Autio, Eventilla
“Mun motto on aina, että enemmän on enemmän – todella harvoin viestitään liikaa.”
— Vilma Autio, Eventilla
“Viestitään viestinnästä: kerro, milloin osallistuja kuulee sinusta seuraavan kerran.”
— Vilma Autio, Eventilla
“Viestintä ei lopu tapahtuman päättyessä – vähintään kiitosviesti ja palautekysely, mielellään myös materiaaleja.”
— Vilma Autio, Eventilla
Checklista: mitä viestiä ennen tapahtumaa?
- Saapuminen & osoite: ovet aukeaa vs. ohjelma alkaa, kulkuyhteydet, pysäköinti (poikkeukset puhujille/tiimille).
- Rekisteröinti: missä ja milloin, badge/lippu, jonotus.
- Pukeutuminen: pukukoodi/teema ja käytännön ohjeet.
- Järjestelmät: app/matchmaking – milloin avataan ja miten kirjaudutaan.
- Esteettömyys & palvelut: erityistarpeet, lastenhoito/vaatesäilytys, ruokavaliot.
Kuuntele koko jakso
Tapahtumapodi tarjoaa käytännön oppeja ja inspiraatiota tapahtumien tekijöille ja tilaajille. Hosteina Tuuli-Elina Andersén (Maikki Media) ja Sini Toivonen (Soma Events).
Tarvitsetko viestintäpelikirjan tapahtumallesi?
Ota yhteyttä!
Lähdetäänkö tekemään tapahtumastasi elämys?
Jätä puhelinnumerosi tähän, niin olemme sinuun yhteydessä!
